FAQ – Centri MBE

All’interno della sezione Cantine, è possibile:

• Vedere tutte le Cantine create e associate al tuo Centro MBE

• Filtrare per nome, regione, provincia, e Centro, numero Centro (nel caso di realtà multi-centro)

• Verificare lo stato attivo/inattivo della Cantina

  • 🟢 Verde = attiva

  • 🔴 Rosso = inattiva

• Esportare l’elenco delle Cantine in CSV o Excel

Per ogni Cantina vengono mostrati:

• Nome, località (regione, città, provincia)

• Numero Centro MBE e Centro assegnatario

• Riepilogo canoni di gestione, costo pratiche doganali, costo licenza

• Termini di pagamento (mensile o annuale)

• Date di attivazione e scadenza

Cliccando sulla penna di modifica è possibile accedere alla modifica dell’anagrafica associata alla singola Cantina. Cliccando su “Dettagli” è possibile accedere a tutti i dettagli associati a quella Cantina come: ordini effettuati, prodotti censiti e report iva e accise.

Dal dettaglio di un Centro MBE, su “Cantine” cliccando su “+ Nuova Cantina”, è possibile censire una nuova Cantina associata. Il censimento può essere effettuato da MBE Sistema Italia oppure direttamente dal Centro MBE.

Per censire correttamente una Cantina all’interno della dashboard, è necessario compilare i seguenti campi obbligatori:

🔹 Anagrafica Cantina

• Nome Cantina

• Partita IVA

• Email e password (utenza che il Centro dovrà comunicare alla Cantina assieme all’URL della dashboard)

🔹 Indirizzo completo

• Via (es. “Via Pino, 3”)

• Città

• CAP

• Regione (da menu a tendina)

• Provincia (da menu a tendina)

• Nazione (da menu a tendina)

🔹 Credenziali MBE e configurazioni

• Username MBE

• Password MBE

⚠️ Le credenziali devono essere coerenti con quelle generate precedentemente su HUB. Non compilare questi campi se l’anagrafica non è ancora stata registrata su HUB.

🔹 Impostazioni account

• Status: Attivo / Inattivo (abilita o inabilita la Cantina a usare le funzionalità del sistema)

• Ambiente, l’ambiente determina il tipo di funzionalità del sistema per la Cantina, è possibile abilitarlo in:

  • Produzione = ordini attivi e visibili su HUB (la Cantina è operativa e può inserire ordini reali).

  • Staging = ambiente di test, ordini non visibili su HUB (la Cantina può verificare la corretta funzionalità del software prima del go-live, gli ordini non sono reali).

🔹 Parametri economici

• Costo della licenza totale

• Termini di pagamento: Mensile o Annuale

• Canone di gestione Centro (%)

• Costo pratica doganale Centro

• Costo pratica doganale Cantina

Una volta compilati tutti i campi, cliccare su Salva per generare l’anagrafica e l’utenza abbinata alla Cantina.

✅ Dopo il censimento, come attivo una Cantina in modo corretto?

Per attivare operativamente una Cantina, l’operatore deve eseguire i seguenti passaggi:

1. Comunicare alla Cantina:

   • Il link di accesso alla dashboard

   • Le credenziali (username = email, password = campo “Password”)

   • Invitare la Cantina a censire i parametri doganali e logistici all’interno della dashboard di controllo dei prodotti che intende vendere all’interno del proprio e-commerce. Il Centro e MBE Sistema Italia possono accedere alla visualizzazione e modifica dei parametri doganali e logistici associati alla singola Cantina. Fare riferimento a menù su “Cantine” entrando con il bottone su “Dettagli” associati alla Cantina in questione.

2. Recuperare dal dettaglio Cantina il:

   • Token di autenticazione (da inviare alla Cantina assieme alle credenziali di accesso e documentazione plug-in) il token è necessario inserirlo nel setting del plugin da parte della Cantina all’interno del CMS del suo e-commerce.

3. Inviare al referente della Cantina:

   • Il file .zip del plugin da installare nel CMS e-commerce (verificare prima il CMS su cui lavora la Cantina tra quelli per cui è disponibili l’integrazione con il plug-in: WordPress – WooCommerce, Prestashop o Shopify)

   • Il file .csv per la configurazione delle aliquote IVA nei vari Paesi (verificare prima il CMS su cui lavora la Cantina tra quelli per cui è disponibili l’integrazione con il plug-in: WordPress – WooCommerce, Prestashop o Shopify)

     ⚠️ Verifica preliminare importante:

     Prima di inviare i file .zip e .csv, è fondamentale verificare il CMS e-commerce utilizzato dalla Cantina, poiché il plugin varia in base al CMS dell’e-commerce della Cantina.

4. Comunicare che è possibile accedere all’area Help per verificare gli step corretti su installazione e configurazione del sistema da parte della Cantina.

Ai fini del corretto funzionamento del software, la Cantina deve accedere alla sezione “Cantine” dalla sua dashboard di controllo e cliccare sul bottone “Dettagli” della Cantina che gli interessa andare a gestire (utile soprattutto per casi di Cantine multi p.iva). Dal dettaglio è possibile poi accedere sull’area “Prodotti” della propria dashboard e censire tutti i prodotti presenti nel proprio catalogo e-commerce, inserendo le specifiche logistiche e doganali richieste dal sistema.

⚙️ Il censimento dei prodotti è obbligatorio perché:

• Serve a calcolare correttamente accise, dazi e spese di spedizione dialogando direttamente con l’e-commerce

• Garantisce il funzionamento del plugin e-commerce in fase di quotazione a carrello

• Assicura l’allineamento tra sistema doganale e vendite online

📌 Requisito fondamentale: SKU identici

Ogni prodotto deve avere un codice identificativo SKU (univoco), che deve essere esattamente lo stesso:

• nella dashboard (sezione Prodotti)

• nell’e-commerce della Cantina

⚠️ Se manca la corrispondenza tra SKU, il plugin non riuscirà a quotare correttamente i costi in fase di acquisto (Messaggio d’errore: Some sku are missing)

🛠️ Modalità di inserimento dei prodotti:

1. Importazione massiva tramite file Excel (.xlsx) attraverso il pulsante “Importa”

   • Utile se si parte da zero con molti prodotti

   • Scarica il modello Excel precompilato disponibile nella sezione

2. Inserimento manuale singolo:

   • Clicca su “+ Nuovo”

   • Inserisci i dati richiesti (vedi FAQ dedicate per corretto inserimento di prodotti “vino”, “altro” o “bundle”)

3. Modifica di un prodotto esistente

   • Clicca sull’icona penna verde accanto al prodotto da aggiornare

4. Eliminazione di un prodotto

   • Clicca sull’icona cestino rosso accanto al prodotto da rimuovere

🚨 ATTENZIONE – Avviso critico

Se un prodotto è presente sull’e-commerce ma non è stato censito nella dashboard, il plugin non mostrerà alcuna opzione di spedizione al cliente finale.

Il carrello restituirà il seguente messaggio di errore:

“Some SKU are missing”

✅ Per evitare questo, assicurati che tutti i prodotti dell’e-commerce siano presenti anche nella dashboard, con i dati doganali corretti e corrispondenza di SKU tra e-commerce e dashboard.

📌 La responsabilità dell’inserimento corretto dei dati è sempre della Cantina.

Per censire correttamente un prodotto della categoria VINO, la Cantina deve accedere alla sezione Prodotti della propria dashboard, cliccare su “+ Nuovo” oppure modificare un prodotto esistente, e compilare i campi richiesti nel dettaglio del prodotto.

✅ Dati obbligatori da inserire:

1. SKU: Codice identificativo univoco del prodotto.

   ⚠️ Deve coincidere perfettamente con lo SKU riportato nell’e-commerce della Cantina.

2. Nome del prodotto

3. Prezzo imponibile: Inserire il prezzo al netto dell’IVA.

4. Tipologia prodotto: Selezionare “Vino” come categoria.

   Una volta selezionata, il sistema mostrerà automaticamente i parametri doganali obbligatori da compilare:

   • Volume prodotto (ml)

     Selezionare da menu a tendina uno dei seguenti volumi:

     750, 1500, 3000, 4500, 6000

     📌 Per bottiglie inferiori a 750 ml, selezionare comunque 750 ml.

   • Gradazione alcolica: inserire solo il numero (es. 13,5).

   • Colore: selezionare Rosso o Bianco.

   • Tipo vino

     Selezionare:

     • “Fermo / Frizzante tappo raso” oppure

     • “Spumante”

   • Peso in KG

     Inserire il peso totale della bottiglia + la componente peso imballaggio es. 100g di imballaggio.

     📌 Esempio: bottiglia da 1,2 kg → inserire 1,3 kg

   • Codice doganale (opzionale)

     Non è obbligatorio per il calcolo accise, ma può essere utile per la comunicazione doganale.

   • Peso volumetrico (opzionale)

✅ Una volta compilati tutti i dati, cliccare su Salva.

📦 Cosa fare se il prodotto è venduto in confezioni multiple?

Nel caso in cui sull’e-commerce venga venduto un multipack dello stesso identico prodotto (es. confezione da 2 o più bottiglie dello stesso vino), ma con un solo SKU, è necessario:

• Inserire in Volume (ml) la somma dei volumi delle bottiglie contenute

• Inserire in Peso (kg) il peso totale del multipack, incluso l’imballaggio

📌 Esempio:

• Confezione da 4 bottiglie da 750 ml → Volume = 3000 ml

• Peso netto + confezione = 4,5 kg → Peso = 4,5 kg

✅ Una volta compilati tutti i dati, cliccare su Salva.

⚠️ Importante:

Se le informazioni doganali non sono compilate correttamente, il sistema non potrà calcolare accise, dazi o spese di spedizione, compromettendo la funzionalità del plugin e-commerce.

Per censire correttamente un prodotto della categoria NON ALCOLICO, la Cantina deve accedere alla sezione Prodotti della propria dashboard, cliccare su “+ Nuovo” oppure modificare un prodotto esistente, e compilare i campi richiesti nel dettaglio del prodotto.

Per i prodotti non alcolici (es. confetture, olio, gadget), i campi obbligatori sono:

• Codice SKU

• Nome prodotto

• Prezzo imponibile

• Peso (kg) compresa componente peso imballaggio.

• Tipo prodotto: Altro

Non sono richiesti dati aggiuntivi relativi ad alcol, volume o tipologia.

✅ Una volta compilati tutti i dati, cliccare su Salva.

⚠️ Importante:

Se le informazioni doganali e logistiche non sono compilate correttamente, il sistema non potrà calcolare le spese di spedizione, compromettendo la funzionalità del plugin e-commerce.

Un bundle è una confezione mista che include più articoli diversi (es. vino + confettura oppure vino rosso + vino bianco). Per censire correttamente un prodotto della categoria BUNDLE, la Cantina deve accedere alla sezione Prodotti della propria dashboard, cliccare su “+ Nuovo” oppure modificare un prodotto esistente, e compilare i campi richiesti nel dettaglio del prodotto.

Prima di censire un bundle, è obbligatorio aver censito i prodotti singoli che lo compongono.

Passaggi per censire un bundle:

1. Cliccare su “+ Nuovo”

2. Inserire:

   • SKU univoco del bundle

   • Nome del bundle

   • Prezzo imponibile totale (senza IVA)

   • Peso totale del bundle (somma dei pesi dei singoli prodotti + imballaggio)

3. Selezionare “Bundle” come tipo prodotto

4. Dal menu inferiore, cercare e aggiungere i prodotti singoli da includere nel bundle:

   • Usare i filtri per nome o SKU per rintracciare i prodotti che voglio inserire nel bundle

   • Cliccare sul tasto “+” accanto a ogni prodotto

   • Modificare quantità se necessario

   • Rimuovere eventuali prodotti errati (cliccando sul cestino)

✅ Cliccare su Salva per completare il censimento.

📌 Nota importante: I singoli prodotti inclusi nel bundle non devono essere presenti anche sull’e-commerce, a meno che non vengano venduti anche singolarmente.

Sull’e-commerce della Cantina sarà sufficiente riportare solo il bundle con il suo SKU.

Se nel catalogo e-commerce della Cantina sono presenti prodotti con varianti (es. bottiglie da 0,75L e Magnum da 1,5L dello stesso vino, oppure annate diverse dello stesso vino che contengono differenze tra di loro nei parametri richiesti), è necessario censire ogni variante come prodotto distinto nella dashboard.

✅ Per ogni variabile (formato o annata), occorre:

• Utilizzare uno SKU univoco e differente per ciascuna variante

• Riportare lo stesso SKU sia:

  • nell’e-commerce della Cantina

  • sia nella dashboard

Ogni SKU deve avere la propria configurazione completa, con:

• Parametri logistici e doganali (es. volume, gradazione, peso, tipo prodotto) vedi “VINO”

• Prezzo imponibile e peso corretti per quella variante specifica

📌 Questo approccio garantisce una corrispondenza perfetta tra e-commerce e sistema doganale, ed evita errori durante la gestione delle vendite, della spedizione o del calcolo accise.

Se la Cantina è in ambiente di produzione e viene generato un ordine errato, deve:

1. Comunicare tempestivamente l’errore al Centro MBE di riferimento

2. Il Centro dovrà:

   • Cancellare l’ordine direttamente dalla dashboard, nei dettagli della Cantina → cliccando sull’icona cestino

   • Cancellare l’ordine su HUB e fermare le procedure di presa
   • Contattare tempestivamente  Direct From Italy per bloccare emissione documentazione doganale.

⚠️ Questo passaggio è essenziale per evitare che l’ordine venga processato da HUB e gestito erroneamente.

Dal dettaglio della singola Cantina, è disponibile l’area “IVA e ACCISE”, utile per generare report a fini fiscali.

In particolare, è possibile ottenere:

📌 Report IVA – OSS (Vendite intra-comunitarie Regime One-Stop-Shop)

• Consente di generare un riepilogo cumulativo dell’IVA incassata per Paese UE

• Il calcolo è basato sul periodo selezionato (data di inizio e fine del trimestre)

• Il report è pensato per supportare la dichiarazione trimestrale OSS per vendite intracomunitarie

• È sempre consigliato alla Cantina di consultare il proprio commercialista di fiducia per la corretta compilazione della dichiarazione

📌 Report Accise e Packaging Tax

• Totale accise incassate dalla Cantina, suddivise per Paese di destinazione (le accise vengono gestite direttamente dal software, la Cantina non deve contattare alcun ente per la loro gestione è un servizio incluso nel pacchetto)

• Totale della packaging tax prevista per lo smaltimento imballaggi (ove applicabile)

✅ Dopo aver selezionato il Paese e il periodo di interesse, è possibile esportare i dati in formato CSV o Excel, pronti per l’elaborazione contabile o l’invio al professionista fiscale.

Dovrai rivolgerti a MBE Sistema Italia per creare un nuovo utente per la Cantina associata al tuo centro.